Oft gestellte Fragen zur Software Kita Abrechnung - Frage-Antwort-System

Fragen zur Software

Fragen zur Software

Was, Wer, Wie und für Wen ist die Software?
Was, Wer, Wie und für Wen ist die Software?

Was: Kita Abrechnung ist eine Webanwendung für Kita-Träger zur Verwaltung und Abrechnung von Kindertagesstätten (man kann auch sagen webbasierte Software, Webapplikation, Web-App oder Software as a Service). Diese Website soll zur Vorstellung der Software, beziehungsweise unseres Dienstes und als Anlaufpunkt für mögliche Anfragen dienen.

Wer: Hinter diesem Projekt steht das Einzelunternehmen Programmierung Thomas Weise, kurz "progtw" genannt. Die zugrundeliegende Software ist ein abgewandeltes Produkt der Stammsoftware KitaExperte.

Wie: Interessierte Nutzer wenden sich mit einer Anfrage an uns. Wir erstellen ein Angebot und wenn der Nutzer damit einverstanden ist gibt er den Auftrag zur Softwarenutzung. Auf Wunsch wird noch ein Servicevertrag und ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen. Der Nutzer erhält die Zugangsdaten, zahlt die Softwaremiete für den vereinbarten Zeitraum im Voraus und kann das Progamm nutzen. Wir kümmern uns um Installation und Wartung der Software sowie um den Server und die Sicherheit.

für Wen: Kita Abrechnung ist für Kita-Träger konzipiert. Das können kommunale oder freie Träger, wie beispielsweise Wohlfahrtsverbände, Vereine, Elterninitiativen oder kirchliche Träger sein. Auch nicht-öffentliche oder private Träger können die Software nutzen. Für Einrichtungen der Kindertagespflege (Tagesmütter), Betriebskindertagesstätten oder einfach nur einzelne Kitas kann nach Absprache in den meisten Fällen auch eine abgespeckte, kostengünstige Nutzungsvariante bereitgestellt werden.

Aufgrund der vielfältigsten Anforderungen bei den verschiedenen Kita-Trägern ist es immer vorteilhaft, vor der Nutzung der Software über die gewünschten Anforderungen mit uns zu sprechen, sodass wir gemeinsam ein für Ihre speziellen Anforderungen zugeschnittenes Installationspaket aus den vorhandenen Modulen zusammenstellen können.

Welche Softwareversionen und Nutzungsvarianten stehen zur Verfügung?
Welche Softwareversionen und Nutzungsvarianten stehen zur Verfügung?

Softwaremiete - Vollversion: Diese Variante beinhaltet die Grund-Software sowie alle aktuell verfügbaren Software-Module. Die Software wird für jeden Auftraggeber in einer separaten Installationsumgebung und Domain bereitgestellt. Die Vollversion wird meist von Kita-Trägern genutzt, die keinen Supportvertrag mit uns abschließen, und alle Einstellungen selbst konfigurieren. Die Softwarenutzung erfolgt auf Mietbasis.

Softwaremiete - nach Angebot: Zur Grund-Software werden hier nur die gewünschten Software-Module mit eingebunden. Die Auswahl der installierten Module sollte vor der Auftragsvergabe mit uns abgesprochen werden. Die Software wird für jeden Auftraggeber in einer separaten Installationsumgebung und Domain bereitgestellt. Die Softwarenutzung erfolgt auf Mietbasis.

Softwaremiete - Einzel-Kita: In dieser Variante versuchen wir ein preisgünstiges Angebot für Nutzer mit nur EINER Kindertageseinrichtung anzubieten. Der Auftraggeber bekommt die Software hier nicht in einer separaten Installationsumgebung und Domain bereitgestellt, sondern in einem von uns verwalteten Umfeld. Die Softwarenutzung erfolgt auf Mietbasis.

Softwarekauf: Falls es für Kita-Träger von Interesse ist, die Software in einem eigenen Netzwerk zu administrieren und zur Verfügung zu stellen, dann sprechen Sie uns speziell daraufhin an. Unter günstigen Umständen und passendem Umfeld besteht auch die Möglichkeit, die Software für die eigene Verwendung zu kaufen.

Wie ist die Software aufgebaut/strukturiert?
Wie ist die Software aufgebaut/strukturiert?

Das Grundprinzip von Programmaufbau und Benutzerführung ist Einfachheit und Übersichtlichkeit. Deshalb ist das Programm in nur drei Hauptbereiche unterteilt:

  • Stammdaten enthält die Stammdatenverwaltung von Kindern, Erziehungsberechtigten und Personal. Bei Verwendung des Sepa-Moduls werden hier auch die Kontoinformationen für den Lastschrifteinzug gesondert verwaltet.
  • Vorgänge beinhaltet alle für die Programmbedienung vorgesehenen Eingabemöglichkeiten nach praxisorientierten Gesichtspunkten unterteilt.
  • Listen ist der Programmbereich in dem sämtliche Auswertungen, Tabellen, Berichte usw. aufgelistet werden. Die meisten Dinge stehen dort neben der Anzeige auch zum Ausdruck, und als PDF- und/oder Exceldateien zum externen speichern zur Verfügung.

Für jeden Menüpunkt steht eine kontextabhängige Hilfeanleitung direkt im Programm zur Verfügung.

Sind Softwareanpassungen an spezielle Anforderungen möglich?
Sind Softwareanpassungen an spezielle Anforderungen möglich?

Ja das ist Gang und Gäbe in der Praxis. Jeder Kita-Träger hat doch andere Voraussetzungen oder muss abweichende Kriterien erfüllen. Vor allem bei den Ausgabeformaten im Bereich "Listen" sind fast immer trägerspezifische Anpassungen vorzunehmen. Sprechen Sie uns an, dann können wir gemeinsam besprechen was machbar ist.

Gibt es eine Höchstgrenze für die Anzahl Kinder oder Kitaeinrichtungen?
Gibt es eine Höchstgrenze für die Anzahl Kinder oder Kitaeinrichtungen?

Kita Abrechnung ist für einen Kita-Träger praktisch für unbegrenzt viele Kita's/Kindertageseinrichtungen und Kinder nutzbar. Uns sind bisher keine Beeinträchtigungen in der Performance aus den derzeit in Betrieb befindlichen Installationen bekannt und die von der Kinderzahl her gesehen größte Installation umfasst über 1400 Kinder.

Die Software ist jedoch pro Version immer nur für EINEN Kita-Träger nutzbar (dieser kann dann seine einzelnen Kita's damit verwalten und abrechnen). Es ist also nicht möglich, beispielsweise als Stadtverwaltung, die Software zur Verwaltung mehrerer verschiedener Kita-Träger zu verwenden.

Welche Kosten werden für die Softwarenutzung und/oder den Support berechnet?
Welche Kosten werden für die Softwarenutzung und/oder den Support berechnet?

Die folgenden Preisangaben sind unverbindlich und als Nettobeträge angegeben, also jeweils zuzüglich 19% Umsatzsteuer (Stand: September 2015):

Softwaremiete - Vollversion: Für Softwarenutzung werden monatlich 49,90 €, plus 2,90 € pro einzelne Kita berechnet (zahlbar für ein Jahr im Voraus, Kündigung mit einer Frist von 2 Wochen jederzeit möglich).

Softwaremiete - nach Angebot: Für Softwarenutzung werden je nach verwendeter Module monatlich zwischen 19,90 € und 49,90 €, plus 2,90 € pro einzelne Kita berechnet (zahlbar für ein Jahr im Voraus, Kündigung mit einer Frist von 2 Wochen jederzeit möglich).

Softwaremiete - Einzel-Kita: Für Softwarenutzung werden je nach verwendeter Module monatlich zwischen 7,90 € und 37,90 € berechnet (zahlbar für ein Jahr im Voraus, Kündigung mit einer Frist von 2 Wochen jederzeit möglich).

Softwarekauf: Für diese Variante können wir keine feste Preisangabe veröffentlichen. Sie ist nur für selten gegebene Umstände gedacht und bedarf immer einer gründlichen Prüfung der Voraussetzungen.

Softwareanpassungen/Programmierung: Für Softwareanpassungen werden 28,00 € pro Stunde berechnet.

Support: Für Support werden 28,00 € pro Stunde berechnet. Es ist auch möglich einen Supportvertrag mit festem monatlichen Betrag abzuschließen, unabhängig von tatsächlich benötigter Zeit.

Fragen zur Anwendung

Fragen zur Anwendung

Welches sind die Hauptanwendungen der Software?
Welches sind die Hauptanwendungen der Software?

Das Haupt-Einsatzgebiet der Software ist die monatliche Abrechnung aller von den Erziehungsberechtigten zu tragenden Kosten. Das betrifft einerseits Beträge die zu jeder Monatsabrechnung anhand der Stammdaten automatisch ermittelt werden, beispielsweise Elternbeiträge, Absenkungsbeträge, Jugendamtszuschüsse, Leistungen für Bildung und Teilhabe und so weiter.

Andererseits werden auch variable Kosten erfasst. Diese müssen dann vor jeder Monatsabrechnung nach tatsächlichem Aufkommen eingegeben werden. Also alle möglichen anfallenden Kosten wie Mittagessen, Getränke, Bastelmaterial, Kinobesuche, Korrekturen um nur einige zu nennen.

Nach durchgeführter Monatsabrechnung kann eine SEPA-Datei für den Lastschrifteinzug und/oder Rechnungen an die Erziehungsberechtigten erzeugt werden.

Neben der Abrechnung ist die Stammdatenverwaltung für Kinder, Erziehungsberechtigte, Bankverbindungen, Personal und Monatskostenarten das zweite wichtige Einsatzgebiet der Software.

Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?
Wie ist der Ablauf einer Monatsabrechnung?
  1. Monatskosten eingeben - Geben Sie hier für jedes Kind die im gesamten Monat angefallenen variablen Kosten ein. Dies sind beispielsweise Anzahl Frühstück, Mittag, Vesper, Trinken usw. Desweiteren können frei definierbare Beträge eingegeben werden, beispielsweise für Kinobesuch, zusätzliche Betreuungszeiten usw. Sie können die Eingabe jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortführen, solange der Monat noch nicht von Ihnen abgerechnet wurde (vergessen Sie aber nicht zu speichern).
  2. Monat abrechnen - Bei jedem Öffnen dieses Programmfensters laufen im Hintergrund verschiedene Prüfroutinen ab, dadurch kann sich die Anzeige durchaus einen Moment verzögern.
    Was tut das System im Hintergrund?
    • Prüfung Stammdaten Kinder (Einrichtungsart, Betreuungszeit, Familienstand, wievieltes Kind, Jugendamtzuschüsse, Eingliederungshilfe, variable Monatskosten usw.)
    • Berechnung Elternbeitrag anhand von Einrichtungsart, Betreuungszeit, Familienstand und wievieltes Kind
    • Abzug eventueller Jugendamtzuschüsse und Eingliederungshilfe
    • Hinzurechnen der variablen Monatskosten wie Essen usw.
    • Ausgabe der Tabellen für Lastschriftler und Barzahler
    • interne Berechnung des Personalschlüssels (auch Vollzeit-Äquivalent oder VzÄ genannt) für spätere Personalstundenverwaltung
    Wenn Sie auf speichern klicken ist der Monat abgerechnet und nicht mehr änderbar.
  3. Sepa-Lastschriftdatei erstellen (nur, falls Sie alle Lastschriften der Eltern mit Ihrem FiBu-Programm an Ihr Kreditinstitut buchen möchten)
    Hier können Sie eine sogenannte Sepa-Lastschriftdatei auf Ihren PC herunterladen. Diese Sepa-Lastschriftdatei können Sie dann später in Ihrem FiBu-Programm öffnen und damit alle Lastschriften der Eltern in einem Rutsch buchen.
    Falls gewünscht können Sie auch gleich einen dazugehörigen Datenträgerbegleitzettel für Ihre Unterlagen mit ausdrucken.
  4. Personalstunden verwalten (nur, falls Sie die Personalstundenverwaltung nach berechnetem Personalschlüssel verwenden)
    Hier können Sie anhand des laut Monatsabrechnung errechneten Personalschlüssels und zusätzlich frei hinzufügbaren Posten, die zur Verfügung stehenden Stunden auf das Personal verteilen. Intern wird ein Stundenkonto geführt, sodass nicht aufgebrauchte oder Minusstunden im Folgemonat wieder zur Verfügung stehen.
Wie wird die Arbeitszeit des Personals verwaltet
Wie wird die Arbeitszeit des Personals verwaltet

Wählen Sie Vorgänge → Personalstunden verwalten.

Die Personalstunden können immer nur für den aktuellen Monat und nach erfolgter Monatsabrechnung verwaltet werden.
Aufbau des Programmfensters:

  • Reststunden vom Vormonat - Wie der Name sagt, die im Vormonat nicht aufgebrauchten, oder Minusstunden.
  • laut VzÄ verfügbare Stunden - Anhand der Monatsabrechnung berechneter Personalschlüssel, bzw. die daraus resultierenden Personalstunden.
  • Sonstige verfügbare Stunden - Stellt eine Eingabemöglichkeit für eventuell zusätzlich verrechenbare Plus- oder Minusstunden dar (4 Felder).
  • gesamt verfügbare Stunden - Berechnet die gesamt zur verfügbaren Personalstunden gleich bei der Eingabe.
  • verfügbare Stunden auf das Personal aufteilen - Hier wird das aktuell verfügbare Personal aufgelistet. Verteilen Sie in diesen Zeilen die verfügbaren Stunden auf das Personal.
  • verbleibende Reststunden - Berechnet die verbleibenden/restlichen Personalstunden gleich bei der Eingabe. Diese Stunden stehen im Folgemonat wieder mit zur Verfügung.
Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?
Wie erledige ich die monatlichen Lastschriften der Eltern?

Wählen Sie Vorgänge → Sepa-Lastschriftdatei erstellen.

Nach erfolgter Monatsabrechnung des aktuellen Monats besteht die Möglichkeit, eine Sepa-Lastschriftdatei zu erzeugen.

Speichern Sie sich die Sepa-Lastschriftdatei auf Ihren Rechner und verwenden diese zum Lastschrifteinzug mit Ihrem Finanzbuchhaltungsprogramm.

Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge (Betreuungskosten)?
Wie erfolgt die Berechnung der Elternbeiträge (Betreuungskosten)?

Es existiert kein deutschlandweit einheitliches Konzept zur Ermittlung der Betreuungskosten in Kindertagesstätten. Nicht einmal innerhalb der einzelnen Bundesländer herrscht in dieser Hinsicht Einheitlichkeit. Kommunal- und trägerspezifische Aspekte kommen oft noch hinzu. Kriterien zur Ermittlung der Betreuungskosten sind beispielsweise das Einkommen oder Einrichtungsart, Betreuungszeit, Familienstand und Geschwisterkinder.

Aus diesem Grund sollte die Berechnungsart der Elternbeiträge/Betreuungskosten nur EINMAL, gleich nach der Installation in den Programmeinstellungen fest eingestellt werden. Besprechen Sie diesen wichtigen Punkt mit uns vor der Installation.

Bei dieser Gelegenheit sollte in den Programmeinstellungen auch gleich noch eingestellt werden, wie der Elternbeitrag berechnet werden soll, wenn ein Kind mitten im Monat aufgenommen wird und so weiter.

Danach werden dann die Elternbeiträge/Betreuungskosten anhand der Stammdaten vom System jederzeit automatisch ermittelt.

Zur Information sind nachfolgende Links zu den Kita-Gesetzen der einzelnen Bundesländer aufgelistet:

Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?
Wie erfolgt die Berechnung der insgesamt von den Eltern zu zahlenden Kosten?

Die insgesamt von den Eltern zu zahlenden monatlichen Kosten berechnen sich aus den automatisch ermittelten Elternbeiträgen, eventuell verfügbaren Jugendamtzuschüsse und den variablen Monatskosten wie Essen usw.
Dabei sind beispielsweise Fehlbeträge von Vormonaten und sonstige oder ungeplante Kosten vor jeder Monatsabrechnung im Programm zu erfassen.
Die zusammengefassten Kosten können nach der Monatsabrechnung mit Hilfe einer Sepa-Lastschriftdatei mit einen FiBu-Programm als Lastschrift von den Bankverbindungen der Eltern abgebucht werden.
Falls Eltern dies wünschen, sind Quittungen mit den monatlichen Kostenzusammenstellungen ausdruckbar.

Fragen zur Sicherheit

Fragen zur Sicherheit

Wie wird der Schutz von personenbezogenen Daten gewährleistet?
Wie wird der Schutz von personenbezogenen Daten gewährleistet?

Um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten schließen wir gern mit dem jeweiligen Kita-Träger einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung ab, um alle Rechte und Pflichten der Vertragspartner eindeutig im Sinne des BDSG (Bundesdatenschutzgesetz) zu regeln.

Unabhängig davon, ob ein solcher Vertrag vorliegt, verpflichten wir uns sowieso auch ganz von selbst zum Datengeheimnis und einem vertrauenvollen Umgang mit den Daten, falls wir mit diesen während Softwareanpassungen, Fehlersuche oder Wartungsarbeiten in Berührung kommen.

Wie wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet?
Wie wird der Schutz vor unberechtigtem Zugriff gewährleistet?

Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf die Software Der Zugang zur Software erfolgt mit einem Browser über die spezielle Domain der trägerspezifischen Installation mit Eingabe von Benutzername und Passwort.
Die Benutzerrechte werden in der integrierten Benutzerverwaltung administriert und alle Passwörter verschlüsselt gespeichert (falls ein Nutzer sein Passwort vergisst, besteht keine Chance dies wieder zu ermitteln, nur ein neues Passwort kann zugewiesen werden).
Die Daten auf dem Server sind mit einem Verzeichnisschutz gesichert. Ein separates unabhängiges eigenentwickeltes Sicherheitssystem prüft zusätzlich ständig während der Nutzung der Software auf unberechtigte Zugriffe und beendet das Programm bei gefundenen Unregelmäßigkeiten sofort.

Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf die Daten Alle gespeicherten Daten werden in einer externen Datenbank unabhängig vom Installationsort der Software verwaltet. Der Zugriffsschutz richtet sich nach aktuell bestehenden Sicherheitsanforderungen und wird ständig an die sich jederzeit neu ergebenden Umstände und Sicherheitsbedrohungen angepasst. In unregelmäßigen Abständen werden die Datenbanken gewechselt, um unrechtmäßige Bedrohungen außerdem nochmals zu erschweren.

Schutz vor unberechtigtem Zugriff während der Datenübertragung: Alle bei der Benutzung der Software verwendeten Daten werden verschlüsselt übertragen (https). Die Verschlüsselung ist TLS 1.2 (TLS_ECDHE_RSA_WITH_AES_256_CBC_SHA, 256-Bit-Schlüssel). Man kann dies überprüfen indem man auf das kleine grüne Schloss-Symbol links in der Adresszeile des Browsers klickt.

Schutz der Daten während der Datenverarbeitung und Systemadministration Unsere Mitarbeiter sind zur Wahrung des Datengeheimnisses im Sinne des § 5 BDSG verpflichtet. Wir sichern zu, dass wir mit der Anwendung der jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften vertraut sind und technische und organisatorische Maßnahmen in sinnvollem Maße einsetzen.

Diesbezüglich sollte in jedem Fall mit dem Auftraggeber ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abgeschlossen werden.

Wie wird die Hardware-Sicherheit gewährleistet?
Wie wird die Hardware-Sicherheit gewährleistet?

Der eingesetzte Server befindet sich in einem rund um die Uhr bewachten Rechenzentrum der Alfahosting GmbH in Halle, das alle für die physikalische Sicherheit notwendigen Anforderungen erfüllt. Nur autorisierte Personen haben Zugang zum Server-Raum.

Für weitergehende Recherche informieren Sie sich auf der Website zum Rechenzentrum.

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