Software-Dokumentation

Vorgang - Monatskosten eingeben

Abbildung 1 » Vorgang - Monatskosten eingeben
Abbildung 1 » Vorgang - Monatskosten eingeben
Abbildung 1 » Vorgang - Monatskosten eingeben
Abbildung 1 » Vorgang - Monatskosten eingeben

Monatskosten umfassen alle Kosten die nach einer Monatsabrechnung den Erziehungsberechtigten in Rechnung gestellt werden, außer die Elternbeiträge ansich (diese werden direkt bei der Monatsabrechnung von der Software automatisch berechnet).

Im Regelfall werden hier die Monatskosten vom vergangenen Monat eingegeben, da diese ja erst nach Ablauf eines Monats korrekt bekannt sind (so werden beispielsweise im Abrechnungsmonat August die im Juli angefallenen Monatskosten eingegeben).

Monatskosten können solange eingeben werden, bis der jeweilige Monat von Ihnen abgerechnet wurde. Sie können Ihre Eingaben jederzeit unterbrechen, aber vergessen Sie nicht vor jeder Unterbrechung zu speichern (sie werden nämlich aus Sicherheitsgründen bei längerer Inaktivität automatisch vom System abgemeldet, dann wären die eingegebenen Daten weg).

Legen Sie nun als Erstes fest, für welche Monatskostenarten Sie Werte eingeben möchten, klicken Sie dazu auf Monatskostenarten hinzufügen.

Abbildung 2 » Auswahl Monatskostenarten
Abbildung 2 » Auswahl Monatskostenarten
Abbildung 2 » Auswahl Monatskostenarten
Abbildung 2 » Auswahl Monatskostenarten

Es gibt drei Möglichkeiten um Monatskostenarten für die Eingabe auszuwählen.

  • aus vordefinierten Monatskostenarten - Das sind Monatskostenarten, die vorher schon irgendwann in den Stammdaten - Monatskostenarten erstellt wurden und nun hier zur Auswahl stehen.
  • aus vordefinierten Monatskostenarten - Das sind Extra-Monatskostenarten, die vorher schon irgendwann in den Stammdaten - Monatskostenarten - Extra erstellt wurden und nun ebenfalls hier zur Auswahl stehen.
  • neue Monatskostenart - Desweiteren können Sie auch hier speziell, nur für diesen Monat, weitere Monatskostenarten hinzufügen. Oftmals fallen ja Kosten auch nur in einem einzigen Monat an, für die es sich nicht lohnen würde extra Monatskostenarten in den Stammdaten vorzudefinieren, die dann ständig mit zur Auswahl stehen und das Ganze nach und nach unübersichtlicher machen würden.

Wenn Sie hier Ihre gewünschten Monatskostenarten auswählen, werden diese in der unteren Box zur Kontrolle aufgelistet. Im Beispiel in Abbildung 2 sind das die vordefinierte Monatskostenart Mittag, die vordefinierte Extra-Monatskostenart Mittag-BuT und die neu erstellte Monatskostenart Kekse.

Klicken Sie nun auf Monatskosten eingeben.

Abbildung 3 » Eingabe der Werte
Abbildung 3 » Eingabe der Werte
Abbildung 3 » Eingabe der Werte
Abbildung 3 » Eingabe der Werte

Der Übersichtlichkeit halber sind die Eingabemasken nach Kitagruppen unterteilt. Das hat sich auch in der Praxis bewährt, da oft die Werte aus einem Gruppenbuch in die Software eingegeben werden.

Klicken Sie eine Kitagruppe an um die Eingabemaske für die Kinder dieser Gruppe zu öffnen und geben Sie Ihre Werte ein. Beachten Sie, dass bei einigen vordefinierten Monatskostenarten nur die Anzahl anstatt der Betrag einzugeben ist. Beispielsweise bei Mittagessen mit vorgegebenen Einzelpreis ist das recht praktisch. Man sollte diesen Unterschied jedoch immer beachten. Im Zweifelsfall kann man mit der Maus über ein Eingabefeld fahren und kurz warten, dann sollte in den meisten Fällen eine kleine Information angezeigt werden.

Sie können Ihre Eingaben jederzeit unterbrechen und ein andermal weitermachen, vergessen Sie aber nicht Ihre Eingaben zu speichern, bevor Sie eine Pause machen.

Abbildung 4 » Weitermachen nach Unterbrechung
Abbildung 4 » Weitermachen nach Unterbrechung
Abbildung 4 » Weitermachen nach Unterbrechung
Abbildung 4 » Weitermachen nach Unterbrechung

Wenn Sie ein andermal mit der Eingabe der Monatskosten weitermachen, dann haben Sie wieder die Möglichkeit, andere Monatskostenarten hinzuzufügen (also solche, für die zuvor noch keine Werte gespeichert wurden).

Ansonsten klicken Sie auf Monatskosten eingeben um die Eingabe der Werte für die schon vorhandenen Monatskostenarten weiterzuführen.

Dieser Vorgang ist im aktuellen Monat so lange durchführbar, bis der Monat endgültig abgerechnet wurde (siehe Monat abrechnen).

Abbildung 5 » Beispiel fertige Eingabe
Abbildung 5 » Beispiel fertige Eingabe
Abbildung 5 » Beispiel fertige Eingabe
Abbildung 5 » Beispiel fertige Eingabe

Abbildung 5 zeigt ein Beispiel einer kompletten Eingabe.

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