Software-Dokumentation

Vorgang - Monat abrechnen

Die Monatsabrechnung ist Dreh- und Angelpunkt der gesamten Software. Es gibt immer zwei Zustände im zeitlichen Verlauf eines Monats. Man befindet sich entweder vor der Monatsabrechnung oder nach der Monatsabrechnung.

Vor der Monatsabrechnung können alle angefallenen Monatskosten eingegeben und alle Stammdaten gegebenenfalls aktualisiert werden.

Nach der Monatsabrechnung können keine Monatskosten für diesen Abrechnungsmonat mehr verändert werden. Änderungen an den Stammdaten haben auch keine Auswirkungen mehr auf die durchgeführte Monatsabrechnung. Im Gegenzug sind jedoch nun alle möglichen Listen für diesen Abrechnungsmonat abrufbar, der Lastschrifteinzug kann vorgenommen, die Personalstunden berechnet werden, und so weiter.

Abbildung 1 » Vorgang - Monat abrechnen
Abbildung 1 » Vorgang - Monat abrechnen
Abbildung 1 » Vorgang - Monat abrechnen
Abbildung 1 » Vorgang - Monat abrechnen

Wenn Sie den Programmpunkt Vorgänge - Monat abrechnen aufrufen, prüft die Software zuerst alle Voraussetzungen zur Monatsabrechnung. Im günstigsten Fall sehen Sie eine Oberfläche wie beispielsweise in Abbildung 1.

Geprüft werden die Programmeinstellungen, die Stammdaten auf Vollständigkeit, und ob Kinder altersbedingt von Krippe auf Kindergarten umgestellt werden sollen (falls gewünscht).

Wenn die Prüfung irgendeine Unzulänglichkeit ermittelt, wird die entsprechende Ampel auf rot gestellt und die jeweilige Fehlermeldung angezeigt. Dann sind Sie am Zuge, diese Dinge zu bereinigen. Meist betrifft das die Stammdaten der Kinder. Falls Fehler in den Programmeinstellungen ermittelt werden und Sie diese nicht selbst bereinigen können, wenden Sie sich gegebenenfalls an Ihren Administrator.

Falls alle Ampeln auf grün stehen, dann ist alles okay und Sie können zur Monatsabrechnung gehen indem Sie auf zur Monatsabrechnung ... klicken.

Abbildung 2 » Beispiel
Abbildung 2 » Beispiel
Abbildung 2 » Beispiel
Abbildung 2 » Beispiel

Möglicherweise dauert es ein paar Sekunden bis die Vorschau berechnet ist. Dann sehen Sie jedoch in der folgenden Übersicht alle ermittelten Beträge für die Monatsabrechnung.

Abbildung 2 enthält ein Beispiel dazu.

Kontrollieren Sie jetzt nochmals die Beträge. Falls etwas bei den Monatskosten nicht stimmig ist, sollten Sie das in MonatskostenEingeben abändern. Wenn bei den Elternbeiträgen oder Jugendamt etwas nicht stimmt, oder wenn ein Kind ganz fehlt, dann liegt das meist an den Stammdaten der Kinder. Dann sollten Sie dies in den Kinder-Stammdaten ebenfalls noch abändern.

Erst wenn Sie alles soweit kontrolliert haben rechnen Sie den Monat ab indem Sie auf Monat endgültig abrechnen klicken. Achtung: Wenn der Monat abgerechnet wurde können keine Monatskosten mehr abgeändert werden. Auch haben Änderungen in den Stammdaten nach erfolgter Monatsabrechnung keinen Einfluss mehr auf diese. Falls Sie also beispielsweise nach erfolgter Monatsabrechnung feststellen, dass für ein Kind ein falscher Elternbeitrag abgezogen ist weil vorher vergessen wurde die Betreuungszeit zu ändern usw., dann ist es in dem Moment zu spät für eine Berichtigung.

In solch einem Fall bleibt dann nur eine Korrektur im Folgemonat. Es sei denn, Sie stornieren die durchgeführte Monatsabrechnung wieder. Das ist grundsätzlich möglich. Es ist jedoch davon abzuraten, da diese Software ein Mehrbenutzersystem ist. Man sollte sich deshalb schon sicher sein bevor man storniert. Und zwar, dass nicht an anderer Stelle diese Monatsabrechnung schon verwendet wurde, sei es um Listen zu exportieren oder der Lastschrifteinzug schon vorgenommen wurde.

Falls Sie trotzdem stornieren möchten, dann können Sie das in den Programmeinstellungen vornehmen. Wenden Sie sich an Ihren Administrator falls Sie die dafür erforderliche Zugangsberechtigung noch benötigen.

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